Non c’è dubbio: sono due parole inglesi ma semplici, sono le più pronunciate del momento e se accostate l’una all’altra rappresentano molto più di un normale concetto… Stiamo parlando proprio di SMART WORKING, quella modalità di lavoro agile che purtroppo ha fatto irruzione nelle case di milioni di italiani a causa dell’emergenza sanitaria provocata dal Coronavirus (COVID-19). Sono numerose le persone che si sono trovate spiazzate ed impreparate a mettere in atto questa nuova tipologia di lavoro, ma noi di MT Group vogliamo farvi percepire le grandi potenzialità che essa cela e che, se comprese e fatte proprie, continueranno a rivelarsi indispensabili anche al ritorno alla normalità, perché come abbiamo enunciato in una lettera aperta a tutti i nostri amici, clienti e collaboratori, noi vogliamo guardare oltre… Noi #reAgiamosubito!
In un precedente articolo abbiamo cercato di rispondere a qualche domanda che potrebbe sorgere a chi lavorasse per la prima volta in “smart working”, ma oggi vogliamo fare di più: vi forniamo una vera e propria guida firmata MT Group!
La postazione
Può sembrare banale dirlo, ma il punto di partenza per rendere efficace il proprio lavoro in modalità “smart” è destinare degli spazi (ove possibile) esclusivamente all’attività lavorativa.
Non c’è nulla di più sbagliato che lavorare in cucina, sul divano, ecc… La concentrazione calerebbe per la presenza di distrazioni e si finirebbe per non risultare efficienti. Cercate di ricavare uno spazio (se possibile con finestre così da sfruttare la luce naturale) dedicato esclusivamente al lavoro, ove possibile con una scrivania sufficientemente ampia, comoda ed organizzata, proprio come se ci si trovasse in ufficio (ed a volte anche meglio … 😉 ).
Gli orari: i micro-cicli
Discorso analogo vale per la suddivisione temporale quotidiana: è di vitale importanza destinare un numero di ore prestabilite esclusivamente all’attività lavorativa, ovviamente concedendosi le pause necessarie, ma evitando di perdersi in altre mansioni che vi farebbero distrarre e minaccerebbero la vostra produttività.
Il nostro consiglio è quello di dedicarsi al lavoro per due ore consecutive, regalarsi una pausa di quindici minuti per staccare gli occhi dal monitor e poi ripetere questi micro-cicli nell’arco della giornata. Può sembrare poco, in realtà due ore consecutive di attenzione (mantenuta alta, poiché prive di altre distrazioni) sono la giusta misura per essere produttivi fino alla fine del giorno.
La routine
Chiaramente per poter lavorare è indispensabile un computer dotato di connessione internet, ma su di esso è necessario installare software che facilitino la propria vita lavorativa.
Non entreremo nel merito degli strumenti che reputiamo di vitale importanza per svolgere il lavoro in maniera agevolata e proficua (li trovate comunque a questo link), piuttosto oggi vogliamo elencare una serie di operazioni che, se messe in atto ogni giorno (come se fosse una routine), vi aiuteranno nello svolgimento dei vostri compiti.
- Mail: leggete ogni giorno e rispondete alla posta elettronica ricevuta da colleghi, collaboratori e clienti… Eviterete così di accumulare notifiche e sarà più difficile perdersi qualche lavoro da svolgere, senza trascurare il fatto che, lasciando mail inevase, potreste anche bloccare il lavoro di altri che rimangono in attesa di una vostra risposta prima di poter procedere a loro volta.
- Gestionale: tenere traccia delle mansioni da svolgere, in corso e completate è fondamentale per garantirsi un’organizzazione non solo lavorativa ma anche mentale. Per questo tipo di attività è possibile acquistare software (come Asana o Lark, che propongono anche versioni di prova o gratuite) oppure predisporre un foglio di calcolo Excel personalizzandolo a proprio piacimento (non sai come organizzare il foglio di calcolo? Anche in questo caso ci pensa MT Group con una consulenza mirata, chiedici info!).
- Note: la quarantena rende produttivi! È importante per capitalizzare al massimo questo periodo tenere sempre a portata di mano un file per appuntare ciò che ci passa per la testa (sia in riferimento al lavoro che si sta svolgendo in quel determinato momento, sia in prospettiva con idee da mettere in atto al ritorno alla normalità).
- Calendario e promemoria: oltre alle idee ci saranno inevitabilmente anche impegni e scadenze, nulla deve venire dimenticato, digitalizzare la propria agenda aiuterà in questo.
Cosa può fare MT Group per te:
- fornirti consulenza e formazione riguardante lo “smart working”: quali strumenti utilizzare e come farlo a seconda del tuo caso specifico;
- fornirti qualunque tipo di consulenza da remoto, così da rispettare le recenti direttive del Presidente del Consiglio;
- trovare i contributi pubblici necessari che in alcuni casi possano coprire le spese, senza che sia tu a dover pagare per poterti formare!
Pensi che il tuo lavoro non sia adatto alla declinazione “smart”? Contattaci subito allo 0534 31109 o scrivici a info@mtgroup.it saremo lieti di aiutarti a trovare la soluzione giusta!